Beide Formate erfüllen dieselbe Norm und beide sind gültige E-Rechnungen. Die Entscheidung hängt fast ausschließlich davon ab, wer Ihre Rechnung bekommt.
Der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist eine XML-Datei, die ein Mensch ohne Zusatzprogramm nicht sinnvoll lesen kann. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem dieselbe XML-Datei steckt — Ihr Kunde sieht eine ganz normale Rechnung und merkt vom strukturierten Teil nichts.
Wann XRechnung
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Auf Bundesebene ist XRechnung seit November 2020 vorgeschrieben, die Länder sind nachgezogen. Sie brauchen dafür die Leitweg-ID des Empfängers — ohne sie wird die Rechnung im Rechnungseingang der Verwaltung in der Regel abgewiesen.
Manche Großkunden aus der Privatwirtschaft verlangen ebenfalls XRechnung, weil ihre Eingangsverarbeitung darauf ausgelegt ist. Das steht dann im Einkaufsvertrag.
Wann ZUGFeRD
Bei allen anderen Geschäftskunden — und das ist die große Mehrheit. Der praktische Vorteil ist nicht technischer Natur, sondern menschlicher: Der Empfänger öffnet die Datei und sieht seine Rechnung. Wer sie automatisch verarbeiten will, liest das eingebettete XML. Wer nicht, druckt das PDF. Sie müssen vorher nicht wissen, zu welcher Sorte Ihr Kunde gehört.
Die Profile, auf die es ankommt
ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Für die Frage, ob eine E-Rechnung vorliegt, zählt nur eines: ob genug strukturierte Daten enthalten sind.
- MINIMUM und BASIC-WL — nur Buchungshilfe, keine E-Rechnung.
- BASIC — ausreichend für einfache Rechnungen.
- EN 16931 (früher „Comfort“) — der Normalfall, deckt die allermeisten Geschäftsvorfälle ab.
- EXTENDED — für komplexe Fälle mit zusätzlichen Angaben.
Der häufigste Irrtum: „Wir machen doch schon ZUGFeRD.“ Wenn dahinter das Profil MINIMUM steckt, ist es umsatzsteuerlich keine E-Rechnung. Prüfen Sie, welches Profil Ihre Software erzeugt.
Factur-X: dasselbe unter anderem Namen
Factur-X ist die französische Bezeichnung für dasselbe Hybridformat. ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind technisch identisch — eine ZUGFeRD-Rechnung wird in Frankreich als Factur-X gelesen und umgekehrt.
Wie Sie prüfen, was Sie tatsächlich verschicken
Verlassen Sie sich nicht auf die Produktbeschreibung Ihrer Software. Laden Sie eine echte Rechnung in einen E-Rechnungs-Viewer und sehen Sie nach, welches Profil drinsteht und ob die Beträge im XML mit denen im PDF übereinstimmen. Abweichungen zwischen Sichtbild und Daten sind der Fehler, der bei einer Prüfung teuer wird.
Sehen, was in Ihrer Rechnung steckt
Laden Sie eine PDF-Rechnung hoch und wandeln Sie sie in ZUGFeRD um — oder prüfen Sie eine vorhandene E-Rechnung im Viewer. Beides kostenlos und ohne Konto.
PDF in ZUGFeRD umwandelnWelche Frist für Sie gilt, steht im Artikel zur E-Rechnungspflicht. Was inhaltlich auf jede Rechnung gehört, in den Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Häufige Fragen zu den Formaten
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtkomponente. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3, in das dieselben strukturierten Daten eingebettet sind. Beide erfüllen die EN 16931; der Unterschied liegt darin, ob ein Mensch die Rechnung ohne Zusatzprogramm ansehen kann.
Welches Format soll ich wählen?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist XRechnung der Standard, und Sie brauchen die Leitweg-ID des Empfängers. Für alle anderen Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl, weil der Empfänger weiterhin ein normales PDF sieht.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID adressiert die empfangende Behörde eindeutig im Rechnungseingang der öffentlichen Verwaltung. Ohne sie wird eine XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber in der Regel abgewiesen. Sie bekommen die ID vom Auftraggeber.
Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?
Ab dem Profil BASIC aufwärts, sicher mit dem Profil EN 16931. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige Daten und gelten nur als Buchungshilfe, nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts.