Eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt, ist kein Formfehler unter vielen: Ihr Kunde verliert daraus den Vorsteuerabzug. Er wird die Rechnung zurückschicken, und Sie schreiben sie neu. Diese Liste sorgt dafür, dass das nicht passiert.
Die neun Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers — also Ihre. Postfach genügt nicht, wenn keine ladungsfähige Anschrift erkennbar ist.
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine von beiden genügt; bei innergemeinschaftlichen Leistungen brauchen Sie die USt-IdNr.
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung. „Beratungsleistung“ allein reicht nicht — die Leistung muss identifizierbar sein.
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Auch dann, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt: Dann gehört der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ auf die Rechnung.
- Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa ein Skonto.
- Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag — oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
Die Angaben, die je nach Fall dazukommen
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und ergänzen stattdessen einen Hinweis, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weisen Sie versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie diese dem Finanzamt — auch ohne Berechtigung.
Reverse-Charge
Geht die Steuerschuld auf den Empfänger über, gehört der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung, und die USt-IdNr. beider Seiten dazu. Ohne diesen Hinweis ist die Rechnung unvollständig.
Gutschriften
Rechnet der Empfänger ab, muss das Dokument ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet sein.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Nach § 33 UStDV genügen hier Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Bruttoentgelt und der Steuersatz. Rechnungsnummer und Empfängeranschrift sind nicht erforderlich.
Die Rechnungsnummer: der häufigste Fehler
Sie muss einmalig und fortlaufend sein. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt — etwa je Jahr oder je Geschäftsbereich —, solange innerhalb eines Kreises keine Nummer zweimal vorkommt.
Zwei Dinge dürfen nie passieren: dieselbe Nummer für zwei Dokumente, und die Wiederverwendung einer Nummer nach einer Stornierung. Eine stornierte Rechnung behält ihre Nummer; die Stornierung bekommt eine eigene.
Praxistipp: Vergeben Sie die Nummer erst beim endgültigen Ausstellen, nicht beim Anlegen des Entwurfs. Sonst entstehen Lücken für Rechnungen, die nie verschickt wurden — und Lücken muss man bei einer Prüfung erklären können.
Korrigieren statt überschreiben
Ist eine Rechnung einmal ausgestellt und verschickt, wird sie nicht mehr verändert. Ein Fehler wird durch eine Korrekturrechnung oder eine Stornorechnung bereinigt, die auf die ursprüngliche Nummer verweist. Das ursprüngliche Dokument bleibt, wie es war — dafür sind die Aufbewahrungspflichten da.
Rechnung schreiben, die alle Pflichtangaben enthält
Die Rechnungs-App von SayPDF prüft die Angaben, bevor eine Nummer vergeben wird, und gibt auf Wunsch direkt ZUGFeRD aus. Zehn Rechnungen im Monat kostenlos.
Rechnung schreibenWenn Sie wissen wollen, ab wann Sie strukturierte E-Rechnungen ausstellen müssen, finden Sie die Fristen in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom September 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Ob und ab wann eine Pflicht für Sie konkret gilt, hängt von Ihrem Umsatz, Ihrer Rechtsform und Ihren Kunden ab — das klärt Ihr Steuerberater in fünf Minuten.
Häufige Fragen zu Pflichtangaben
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Nach § 14 Abs. 4 UStG sind neun Angaben Pflicht: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, der Steuersatz mit Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Der Empfänger kann aus einer unvollständigen Rechnung keinen Vorsteuerabzug geltend machen. In der Praxis bekommen Sie die Rechnung zurück und müssen sie berichtigen — deshalb ist Vollständigkeit vor allem ein Service an Ihrem Kunden.
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden. Mehrere Nummernkreise sind zulässig, solange innerhalb eines Kreises keine Nummer doppelt vergeben wird. Eine einmal vergebene Nummer darf nicht wiederverwendet werden.
Darf ich eine Rechnung nachträglich ändern?
Eine bereits ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben. Fehler werden durch eine Korrekturrechnung oder eine Gutschrift bereinigt, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist. Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung bleiben unverändert.