Wer in Deutschland nach einer Rechnungslösung sucht, landet schnell bei den großen Buchhaltungspaketen. Die sind gut in dem, was sie tun — und für viele Selbstständige und kleine Teams trotzdem die falsche Antwort, weil sie eine Frage beantworten, die gar nicht gestellt wurde.
Dieser Artikel sagt offen, wo SayPDF passt und wo nicht. Preise und Funktionsumfang der genannten Anbieter ändern sich; prüfen Sie die aktuellen Angaben bitte direkt bei den jeweiligen Herstellern.
Erst die Frage, dann das Werkzeug
Es gibt zwei sehr verschiedene Bedürfnisse, die oft in einen Topf geworfen werden:
- „Ich muss meine Buchhaltung machen.“ Belege erfassen, Konten führen, Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, EÜR oder Bilanz vorbereiten, den Steuerberater anbinden.
- „Ich muss Rechnungen schreiben, die korrekt sind, und sie rausschicken.“
Buchhaltungspakete beantworten Frage eins vollständig und Frage zwei nebenbei mit. Wenn Ihre Buchhaltung bereits beim Steuerberater liegt oder Ihr Geschäft schlicht klein genug ist, zahlen Sie dabei für einen großen Funktionsumfang, den Sie nicht anfassen.
Wann ein Buchhaltungspaket die richtige Wahl ist
Ganz klar dann, wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst machen wollen: Bankkonten abgleichen, Belege zuordnen, Voranmeldungen aus derselben Software abgeben, eine durchgehende Kette bis zum Jahresabschluss haben. Das leistet SayPDF nicht und hat es auch nicht vor. Wer das braucht, ist bei einer echten Buchhaltungslösung besser aufgehoben — und sollte dort bleiben.
Wann SayPDF die bessere Wahl ist
Sie brauchen E-Rechnungen, nicht Buchhaltung
ZUGFeRD und XRechnung sind bei SayPDF nicht der teuerste Tarif, sondern der Ausgangspunkt: Das eingebettete XML ist schon im kostenlosen Tarif dabei. Zehn Rechnungen im Monat kosten nichts.
Ihre Rechnungen sollen nicht aussehen wie Ihre Buchhaltung
Layout, Logo, Farben und Textbausteine sind frei gestaltbar, ohne dass die Pflichtangaben darunter leiden — die prüft die App, bevor eine Nummer vergeben wird.
Sie verkaufen über einen Shop
Für Shopify gibt es die SayPDF-App, die Rechnungen aus Bestellungen erzeugt und automatisch verschickt. Ein Buchhaltungspaket löst diesen Teil oft nur über Umwege.
Sie wollen klein anfangen
Kein Jahresvertrag, keine Einrichtungsgebühr. Der kostenlose Tarif ist keine Testphase mit Ablauf, sondern ein Tarif: zehn Rechnungen im Monat, dauerhaft, mit einer Fußzeile auf dem Dokument.
Was SayPDF ausdrücklich nicht ist
- Keine Buchhaltung. Keine Konten, keine EÜR, keine Umsatzsteuervoranmeldung.
- Kein Bankabgleich. Zahlungseingänge werden nicht automatisch abgeglichen.
- Kein Steuerberater-Ersatz. Die Rechnungen lassen sich als CSV oder im DATEV-Format exportieren — damit arbeitet Ihr Steuerberater weiter.
Die ehrliche Empfehlung: Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst machen, nehmen Sie eine Buchhaltungssoftware. Wenn Ihre Buchhaltung beim Steuerberater liegt und Sie nur ordentliche Rechnungen brauchen, die ab 2028 auch als E-Rechnung durchgehen, ist ein Rechnungsprogramm die kleinere und billigere Antwort.
Ohne Konto ausprobieren
Wandeln Sie eine vorhandene PDF-Rechnung in ZUGFeRD um und sehen Sie, was dabei herauskommt — bevor Sie irgendwo etwas kündigen.
PDF in ZUGFeRD umwandelnZum Hintergrund: die Fristen der E-Rechnungspflicht und der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung.
Häufige Fragen
Wofür ist SayPDF eine Alternative?
Für den Teil, in dem Rechnungen geschrieben, als ZUGFeRD oder XRechnung ausgegeben und an Kunden verschickt werden. SayPDF ist keine Buchhaltungssoftware: Es führt keine Bücher, macht keine Umsatzsteuervoranmeldung und ersetzt keinen Steuerberater.
Kann ich meine Rechnungen an den Steuerberater übergeben?
Ja. Die ausgestellten Rechnungen lassen sich als CSV oder im DATEV-Format exportieren, sodass Ihr Steuerberater sie in seine Software einlesen kann.
Was kostet SayPDF Invoicing?
Zehn Rechnungen im Monat sind kostenlos, inklusive ZUGFeRD. Darüber liegen die Tarife bei 9, 19 und 39 Euro im Monat mit 100, 1.000 beziehungsweise 5.000 Rechnungen.
Brauche ich einen Shopify-Shop?
Nein. Die Rechnungs-App auf saypdf.com funktioniert ohne Shop. Wer über Shopify verkauft, kann zusätzlich die SayPDF-App installieren, damit Rechnungen automatisch aus Bestellungen entstehen.