Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht kam ohne Übergangsfrist — und genau das wird bis heute am häufigsten übersehen, weil die viel diskutierten Fristen 2027 und 2028 sich auf das Versenden beziehen.
Dieser Artikel sortiert, was wann für wen gilt, was rechtlich als E-Rechnung zählt und was Sie konkret tun müssen — ohne Paragraphennebel.
Die Fristen im Überblick
Seit 1. Januar 2025: empfangen — alle, sofort
Jedes inländische Unternehmen muss in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Praktisch heißt das: ein E-Mail-Postfach, das die Datei annimmt, und die Möglichkeit, den strukturierten Inhalt zu lesen und aufzubewahren. Ein Zustimmungsrecht gibt es nicht — Ihr Lieferant darf Ihnen ab 2025 eine E-Rechnung schicken, auch wenn Ihnen das ungelegen kommt.
Bis 31. Dezember 2026: versenden — Papier und PDF noch erlaubt
In dieser Übergangszeit dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt. Die Zustimmung ist formlos und ergibt sich in der Praxis meist daraus, dass der Kunde die Rechnung widerspruchslos bezahlt.
Bis 31. Dezember 2027: verlängert für kleinere Unternehmen
Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf ein Jahr länger auf Papier oder PDF ausstellen. Diese Grenze bezieht sich auf den Umsatz des jeweiligen Vorjahres, nicht auf den laufenden.
Ab 1. Januar 2028: Pflicht ohne Ausnahme
Ab diesem Datum muss jede Rechnung über einen inländischen B2B-Umsatz als E-Rechnung ausgestellt werden. Unabhängig von Umsatz, Rechtsform oder Branche.
Was rechtlich als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist ein Rechnungsdokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Zwei Formate erfüllen das in Deutschland zuverlässig:
- XRechnung — eine reine XML-Datei. Standard im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern (B2G), dort seit November 2020 vorgeschrieben.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — ein Hybridformat: ein PDF/A-3, in das die XML-Datei eingebettet ist. Der Mensch sieht ein normales PDF, die Software liest die Daten.
Achtung bei ZUGFeRD-Profilen: Nicht jedes ZUGFeRD ist eine E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige Daten und gelten nur als Buchungshilfe. Erst ab dem Profil BASIC — und sicher mit EN 16931 (früher „Comfort“) — liegt eine echte E-Rechnung vor.
Ein PDF ohne eingebettetes XML ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“. Es sieht identisch aus — der Unterschied liegt vollständig in den Daten, die mitgeliefert werden.
Wer ausgenommen ist
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise.
- Rechnungen an Privatpersonen — die Pflicht gilt nur im B2B.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit. Vom Empfangen nicht.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
1. Den Empfang sicherstellen — das ist überfällig
Richten Sie eine Adresse ein, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken können, und sorgen Sie dafür, dass jemand die XML-Datei auch lesen kann. Zum Ansehen genügt ein kostenloser E-Rechnungs-Viewer; die Datei selbst müssen Sie im Original aufbewahren, nicht nur als Ausdruck.
2. Prüfen, ab wann Sie senden müssen
Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, endet Ihre Schonfrist Ende 2026 — also früher, als viele denken. Andernfalls haben Sie bis Ende 2027 Zeit.
3. Früher umstellen als nötig
Der Umstieg kostet wenig, wenn Sie ihn planen, und viel, wenn ein Großkunde Ihnen im Dezember mitteilt, dass er ab Januar nur noch E-Rechnungen annimmt. Sie können heute schon ZUGFeRD ausstellen, ohne dass sich für Ihre Kunden etwas ändert: Sie sehen weiterhin ein PDF.
Aufbewahrung
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil das eigentliche Dokument. Aufbewahrt werden muss die XML-Datei im Original — ein Ausdruck oder ein Screenshot genügt nicht. Die Aufbewahrungsfristen wurden 2025 durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV geändert; welche Frist für welchen Beleg gilt, ist eine Frage, die Ihr Steuerberater schneller beantwortet als jeder Blogartikel.
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Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom September 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Ob und ab wann eine Pflicht für Sie konkret gilt, hängt von Ihrem Umsatz, Ihrer Rechtsform und Ihren Kunden ab — das klärt Ihr Steuerberater in fünf Minuten.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangen müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Versenden gibt es Übergangsfristen: bis Ende 2026 dürfen alle noch Papier oder PDF verschicken, bis Ende 2027 zusätzlich Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht im inländischen B2B ohne Ausnahme.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist eine reine PDF-Rechnung eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 — etwa ZUGFeRD ab 2.0.1 oder XRechnung. Das Aussehen spielt keine Rolle, die maschinenlesbaren Daten sind entscheidend.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG wurden von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem — dafür genügt ein E-Mail-Postfach und ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht erfasst, ebenso wenig Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.