Rechnungen von Hand zu verschicken kostet pro Stück keine Minute — und genau deshalb wird es nie zum Projekt, sondern bleibt zwanzig Jahre lang eine tägliche Kleinigkeit, die Geld kostet. Automatisieren lohnt sich früher, als man denkt. Dieser Artikel zeigt, wie es geht und worauf beim Versand über einen Dienstleister zu achten ist.
Zwei Wege, je nachdem woher die Bestellung kommt
Shop-Bestellungen: vollautomatisch
Verkaufen Sie über Shopify, entsteht die Rechnung beim Bestelleingang und geht ohne Zutun an den Käufer. Sie legen einmal fest, wie das Dokument aussieht und wann es ausgestellt wird — bei Bestelleingang, bei Zahlungseingang oder bei Versand. Bei Vorkasse oder Rechnungskauf ist bei Zahlungseingang meist die richtige Wahl: Sonst verbrauchen Sie eine Rechnungsnummer für einen Verkauf, der vielleicht nie zustande kommt, und müssen sie mit einer Gutschrift wieder auflösen.
Rechnungen, die Sie selbst schreiben: ein Klick
In der Rechnungs-App auf saypdf.com schreiben Sie die Rechnung, geben sie frei und verschicken sie an die Adresse, die beim Kunden hinterlegt ist. Der Empfänger steht fest auf dem Kundendatensatz — wer an eine andere Adresse schicken will, ändert den Kunden. Das klingt umständlich und ist der Grund, warum aus einem Rechnungsprogramm nie ein Newsletter-Werkzeug wird.
Was automatischer Versand über einen Dienstleister voraussetzt
Wenn Ihre Rechnung über die Domain eines Anbieters verschickt wird, hängt Ihre Zustellbarkeit an dessen Ruf — und dessen Ruf an allen anderen Kunden. Seriöse Anbieter schützen das, und Sie merken es an drei Stellen:
- Die Absenderadresse wird bestätigt. Ihre Firmenadresse landet als Reply-To auf der Mail. Ohne Bestätigung könnte jeder eine fremde Adresse eintragen.
- Der Versand beginnt nicht am ersten Tag in voller Höhe. Ein neues Konto verschickt zunächst wenig und mehr, sobald die Zustellungen sauber laufen. Das ist branchenüblich und schützt Sie vor der Sperre, die ein anderer Kunde auslöst.
- Unzustellbare Adressen werden gesperrt. Zweimal an eine tote Adresse schicken ist ein Versehen; zwanzigmal ist ein Grund, warum Ihre Mails im Spam landen.
Bei SayPDF konkret: Im kostenlosen Tarif können Sie Rechnungen unbegrenzt herunterladen und als Link teilen, aber nicht an Kunden mailen. Der Kundenversand ist ab dem Solo-Tarif (9 €/Monat, 100 Rechnungen und 100 Mails im Monat) enthalten und startet, sobald die erste Zahlung eingegangen und die Absenderadresse bestätigt ist.
Was in die Rechnungsmail gehört — und was nicht
Eine gute Rechnungsmail ist langweilig: Betreff mit Rechnungsnummer, ein Satz Kontext, der Betrag, das Fälligkeitsdatum, die Rechnung im Anhang. Keine Angebote, keine Tracking-Pixel, keine fremden Links. Je mehr eine Rechnungsmail nach Werbung aussieht, desto eher wird sie als Werbung behandelt — von Filtern wie von Menschen.
Hängen Sie die Rechnung an und verlinken Sie sie. Anhänge verschwinden in manchen Postfächern, Links funktionieren auch noch, wenn die Mail weitergeleitet wurde.
Zahlungserinnerungen
Automatische Erinnerungen holen Geld herein, das sonst liegen bleibt — aber nur, wenn sie aufhören, sobald bezahlt wurde. Prüfen Sie vor dem Aktivieren, woher Ihr System weiß, dass eine Rechnung bezahlt ist. Ein Mahnlauf, der Kunden anschreibt, die längst überwiesen haben, kostet mehr Vertrauen, als die Erinnerung an Geld einbringt.
Rechnungen schreiben und verschicken
Zehn Rechnungen im Monat kostenlos, inklusive ZUGFeRD. Der automatische Kundenversand ist ab 9 €/Monat dabei.
Rechnung schreibenWas rechtlich auf jede Rechnung gehört, steht in den Pflichtangaben nach § 14 UStG. Ob Sie strukturierte E-Rechnungen ausstellen müssen, klärt der Artikel zur E-Rechnungspflicht.
Häufige Fragen zum Rechnungsversand
Kann ich Rechnungen automatisch per E-Mail verschicken?
Ja. Bei einem Shopify-Shop verschickt die SayPDF-App die Rechnung automatisch, sobald eine Bestellung eingeht. In der Rechnungs-App auf saypdf.com verschicken Sie eine fertige Rechnung mit einem Klick an die hinterlegte Kundenadresse; diese Funktion ist ab dem Solo-Tarif enthalten.
Warum kann der kostenlose Tarif keine E-Mails versenden?
Weil Versand über unsere Domain läuft und eine kostenlose Anmeldung in Sekunden gemacht ist. Wir verschicken Kundenmails erst, wenn eine Zahlung eingegangen und die Absenderadresse bestätigt ist. Rechnungen herunterladen und als Link teilen geht im kostenlosen Tarif uneingeschränkt.
Ist eine per E-Mail verschickte Rechnung rechtlich gültig?
Ja. Eine Rechnung braucht weder Unterschrift noch Papier. Entscheidend ist, dass die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig sind und die Rechnung ordnungsgemäß aufbewahrt wird. Bei einer E-Rechnung ist dabei die strukturierte Datei das Original.
Was passiert, wenn eine Rechnungsmail nicht ankommt?
Der Versandstatus wird pro Rechnung festgehalten — zugestellt, abgelehnt oder als Spam gemeldet. Eine dauerhaft unzustellbare Adresse wird gesperrt, damit weitere Versuche nicht die Zustellbarkeit aller übrigen Mails beschädigen.